Arkivering og oppbevaring av dokumenter kan raskt bli en utfordring. For over tid er det mange papirer, fakturaer og kontrakter som må sorteres og merkes. For at du ikke skal miste oversikten, forklarer vi hva du bør vite om emnet.
For å lagre dokumenter riktig trenger du tålmodighet og utholdenhet - men arbeidet er verdt det, for alle vet: "Orden er halv kamp". Hvis du ikke lenger ønsker å se forgjeves etter viktige dokumenter i papirbunken på skrivebordet ditt, kan du gjøre livet ditt enklere med bare noen få trinn.
Men hva betyr et dokument egentlig? I prinsippet inneholder dokumentene relevant eller viktig informasjon. Disse trenger ikke alltid å være i papirform; de kan også inneholde digital informasjon av noe slag. Imidlertid tjener de alltid som rettssikkerhet, slik at dette brevet kan bevise nøyaktig hva som var planlagt eller utført - for eksempel dokumenterer de en betaling eller andre juridisk viktige prosesser.
Oppbevaringsperioder for dokumenter
I motsetning til selskaper, handelsmenn eller selvstendig næringsdrivende, er privatpersoner vanligvis ikke underlagt lovbestemte oppbevaringskrav. Det eneste unntaket er handelsregninger som må bevise at det ikke er utført ulovlig arbeid ( paragraf 14b (1) UStG ). Det er likevel tilrådelig å arkivere andre viktige dokumenter i en viss periode. Følgende oppbevaringsperioder bør minst overholdes:
- minst to år
Det er ingen regulert oppbevaringsperiode for salgskontrakter, kvitteringer, fakturaer og garantidokumenter. Når man kjøper nye varer, inngår man imidlertid en kjøpekontrakt i samsvar med den tyske borgerloven, som er gyldig i to år. I tillegg bør du oppbevare handelsregninger, regninger fra leger, advokater og notarius samtidig.
- minst fem år
Klager og krav på mangler i hjemmet.
- minst seks år
Høytlønnere med en årslønn på over 500 000 euro i året må oppbevare kontoutskriftene i minst seks år.
- rundt 30 år
Rettsdommer, betalingspålegg og rettssaker
- livslang
Noen dokumenter må oppbevares i en mannsalder. Disse inkluderer medisinske rapporter, opplæringsbevis, vitnemål, fødselsattester, dåpsattester, vigselsattester, dødsattester for familiemedlemmer og dokumenter for beregning av pensjon. Sistnevnte inkluderer også ansettelseskontrakter, lønnsslipp og trygdokumenter.
- private skattedokumenter
Generelt trenger ikke private skattedokumenter oppbevares. Imidlertid, hvis en ligning er merket som "foreløpig" eller "gjenstand for gjennomgang", bør dokumentene oppbevares til de er fullstendig avklart.
- Låneavtaler og forsikringer
Kontrakter for bankprodukter skal være tilgjengelige i hele løpetiden og i omtrent tre år etter utløpet av denne perioden. Det samme gjelder forsikringsdokumenter.
Utform arkivsystemet for dokumenter
Et godt strukturert arkivsystem er den beste måten å holde dokumentene trygge og lange. Hvilken type lagring du velger, avhenger hovedsakelig av dine preferanser. For små kontorer og få dokumenter er et lite skap nok til at du bare kan skyve under pulten. Hvis du ikke vil ha noen plassproblemer senere, bør du imidlertid investere direkte i et romslig skap som gir tilstrekkelig lagringsplass for filer og mapper. For dokumenter du ikke trenger hele tiden, kan du kjøpe flere Din-A4-mapper, som du merker deretter og gir med skillevegger. Du kan også bruke mappefargen for å gjøre annet innhold klart. For eksempel kan alle husbyggmapper være grønne og finansiere mapper svarte.Hvis du foretrekker ensartede mapper, bør du legge vekt på nøyaktig merking slik at du har de nødvendige papirene til å komme raskt.
For viktige dokumenter som brukes igjen og igjen på kontoret, er merkede hengende filer egnet som oppbevares i et tilsvarende hengende arkivskap. Skapets størrelse, farge og design kan velges individuelt.
Men kassettregisteret, som består av plastkassetter i DIN A4 liggende format, er også egnet for direkte og rask tilgang til individuelle filer.
Hvis du har papirer på kontoret eller hjemme som du trenger igjen og igjen, eller som fortsatt må behandles, kan du bare legge dem på et brevbrett. Unngå imidlertid å samle for mange dokumenter der, ellers vil det raskt oppstå rot igjen.
Suspensjonsfiler har fordelen at dokumenter ikke trenger å bli stanset. Dokumentene plasseres ganske enkelt løst i mappen og kan også raskt fjernes igjen.
Brannsikker dokumentkassett
Brannsikre dokumentkassetter er ideelle for å beskytte viktige dokumenter som pass eller fødselsattester i tilfelle brann eller flom. De tåler høye temperaturer i opptil 60 minutter og er ekstremt stabile og robuste, slik at tyver knapt har en sjanse. Dimensjonene på de fleste kassettene tilsvarer DIN A4-format og kan derfor også lagre DIN A4-mapper eller hele registre. De har også et håndtak og kan derfor lett transporteres.
Digital lagring av dokumenter
Mengden dokumenter som man samler inn i løpet av livet, er ofte ganske betydelig. Men ikke sjelden er det ikke nok plass til å lagre alle dokumenter. En løsning her er digital lagring av dokumenter. Det finnes forskjellige arkiveringsprogramvare for dokumenter. Dette krever presis undersøkelse av hvilken programvare som passer for deg. Hvis du hovedsakelig vil lagre e-post, kan dette være et problem for noen programvare. Et godt arkiveringsprogram kan ikke bare håndtere skannede papirdokumenter eller PDF-filer, men skal også automatisk tildele e-post og vedlegg til riktige elektroniske filer.
Hvis du foretrekker å digitalisere dokumentene dine selv uten programvare, trenger du en god skanner og tilstrekkelig lagringsplass i form av en ekstern harddisk. Det er mye å si for å skanne dokumentene dine: Hvis du lagrer dokumenter elektronisk og i kopi, kan du beskytte dem mot tap eller ødeleggelse. Du kan også spare kontorlokaler og potensielt penger. Og sist men ikke minst forbedrer du kontororganisasjonen din: Elektronisk arkivering skaper orden og klarhet.
Det anbefales å lage en ekstra ekstern harddisk for å være på den sikre siden, slik at ingen data kan gå tapt. Harddisker med speilfunksjon er en ganske trygg løsning for lagring av viktige data. Prinsippet: det er to harddisker i ett hus. De to harddiskene kommuniserer med hverandre og speiler innholdet - dobbelt så bra. Hvis en av platene er defekt, er det alltid den andre.
Imidlertid anbefales det å kjøpe en ny harddisk etter 5 til 10 år, fordi digitale lagringsmedier også har en begrenset holdbarhet. Hvis en harddisk i et såkalt raid-system viser feil, bør du kjøpe to nye. Grensesnittene og forbindelsene mellom lagringsmediet og datamaskinen endres også fra tid til annen - en annen grunn til å overføre dataene til nye eksterne stasjoner.
Når du har digitalisert dokumentene dine, er det selvsagt også viktig å skape orden på harddisken. Du kan ganske enkelt opprette en passende mappestruktur med riktig navn. Du har også muligheten til å merke de enkelte filene. Når det gjelder filtypen, bør du bruke velprøvde formater som JPEG.webp og PDF, som også lover en viss fremtidssikkerhet. Det er bedre å unngå eksotiske filformater.
I det minste skal mappene som inneholder sensitive dokumenter være kryptert. Operativsystemets standardkrypteringsfunksjon er vanligvis tilstrekkelig for dette. Husk å skrive ned passordet og lagre det et sted du fremdeles kan huske på 10 år - hvis du glemmer det, er det knapt noen mulighet for tilgang til de krypterte dataene. Kryptering er spesielt viktig hvis datamaskinen din har Internett-tilgang, fordi det nå er mange trojanere i omløp, spesielt for Windows-systemer, som kan spionere på dataene til andre datamaskiner.
Digitalisering av dokumenter tar litt tid, men sparer mye plass.
Lagre dokumenter online i skyen
Online lagring kan også brukes til dataarkivering. Det er enkelt og billig, om ikke gratis. Det er mange leverandører: Dropbox, Amazon eller Google Drive er noen av de store tjenestene. Men de som er avhengige av praktiske skytjenester, må også ha mye tillit: Til slutt legger du dataene dine i hendene på andre selskaper. De er bare så sikre som den respektive leverandøren gjør dem. Du kan også ha driftskostnader og ingen kontroll over tjenesteleverandørens fremtid. Skylagring er derfor ikke førstevalget for sensitive data.
Lagre dokumenter eksternt
Berlin-selskapet Deba Bauarchiv GmbH tilbyr en tjeneste spesielt for eiendomseiere. Hun har spesialisert seg på å lagre og administrere dokumentene til stort sett private eiendomseiere. "Kundene bringer filene til oss, vi indekserer dem og lagrer dem hos oss under spesielle sikkerhetsregler," forklarer administrerende direktør Ben Stoffregen. Hvis kunden trenger et dokument eller en kopi, kan han be om det fra Deba, som vil sende det med post eller bud. Fordi dokumenter går tapt igjen og igjen når de flytter. "Det kostet en nåværende kunde mye penger: For å legge til en annen etasje i huset hans, måtte han bruke titusenvis av euro på ny statistikk og andre analyser."