Eiendomsforvaltere i et eiersamfunn har en viktig rolle å spille, og bør definitivt være egnet for denne stillingen. I det følgende forklarer vi hvordan du som et fellesskap av eiere kan finne riktig person og hva som skjer når en ny eiendomsforvalter må bli funnet.
Eiendomssjefen til et boligkompleks har en mektig posisjon: Han har midlene fra huseiernes forening (WEG). Han innkaller til eiermøter og gjennomfører resolusjonene som er vedtatt der. Han tar seg av reparasjoner og vedlikehold på felleseiendommen. For å gjøre dette må han holde rede på den komplekse loven om boligeiendom. Det krever (for det meste) en profesjonell.
Finn en eiendomsforvalter
En WEG kan i prinsippet også klare seg selv. Dette kan fungere for et lite boligkompleks. Men så snart bare en eier ønsker en “ekte” leder, må samfunnet utpeke en. For å gjøre dette trenger hun først et utvalg av søkere. “Det bør være tre tilbud. Ellers kan mangelen på alternativer føre til at eiere senere vellykket bestrider ordrebeslutningen, sier Annett Engel-Lindner, advokat som spesialiserer seg på husleie- og sameierett.
Når man forsker på, kan samfunnet (eller medlemmene som bryr seg om det) fokusere på nærliggende kandidater. Tross alt er korte avstander viktige, slik at forvalteren regelmessig kan sjekke eiendommen senere. Den første inspeksjonen burde ha funnet sted før valget. Julia Wagner fra eierforeningen Haus & Grund Tyskland forklarer hvorfor: ”Kandidater må kjenne boligkomplekset for å kunne levere et velbegrunnet tilbud.” Hun anbefaler også å være oppmerksom på medlemskap i en profesjonell forening, selv om dette alene ikke garanterer kvalitet.
Hva gjør en god administrator?
En god forbindelse med din eiendomsforvalter bør være en topprioritet for huseiernes forening. For å lykkes, følg kommando nummer én: Som et fellesskap, velg den profesjonelle som faktisk passer deg, som kan gi referanser, som utstråler kompetanse og profesjonalitet og som fremstår som personlig.
En dårlig eiendomssjef kan ofte først gjenkjennes senere hvis han for eksempel har gitt eierne dårlige råd om vedlikehold og mye penger er investert feil. Så grunn nok til at eierne velger lederen nøye og følger dem nøye med. Heldigvis trådte en lov som styrer eiendomsforvaltere i kraft sommeren 2018. Du trenger nå godkjenning. De får bare dette hvis de kan bevise pålitelighet, ordentlige økonomiske forhold og inngåelse av profesjonell ansvarsforsikring, samt regelmessig delta på opplæringskurs.
Forvalget av eiendomsforvalteren
På forhånd bør forvaltningsrådet eller de forhåndsvalgte personene forhandle målrettet for å kunne foreslå tre forvaltningsselskaper til leilighetseierne. Kandidaten velges deretter med simpelt flertall for maksimalt fem år. Ledelseskontrakten regulerer hans plikter og godtgjørelse, samt varigheten av avtalen. Hvor mye frihet et eiersamfunn gir eiendomsforvalteren, kan bestemmes av dem.
Alle som tar seg av forhåndsvalget, bør lage en sjekkliste med alle poengene som kreves av kandidaten. Så avgjørelsen er objektiv og uavhengig av pris og person. I tillegg til den ansvarsforsikring som er foreskrevet i godkjenningen, inkluderer dette også økonomisk tap og trosforsikring. Videre bør søkeren ha et profesjonelt kontor slik at han kan nås av eierne og en vikar gis i løpet av høytiden. Administratoren bør også ta hensyn til spesialfunksjonene til det enkelte systemet. Dessverre tilbyr noen søkere bare lav standard.
Den ideelle eiendomsforvalteren må oppfylle en rekke krav.
Ledelseskontrakten
Mesteparten av tiden presenterer eiendomsforvalteren et utkast som vanligvis tar hensyn til hans interesser. "Eierne bør derfor se kritisk på det," anbefaler Gabriele Heinrich fra forbrukervernforeningen "Living in property". Forvaltningskontrakten skal for eksempel gi eierne kontrollmuligheter, for eksempel å forplikte eiendomsforvalteren til å samle inn husbetalinger fra sameiere som ikke er villige til å betale, sende protokollen fra eiermøtet innen to til tre uker og å få godkjenning fra rådgivende råd for kontrakter med håndverkere som overstiger et visst beløp. Hvis kontrakten gir spesielle betalinger til administratoren, bør de kvalifiseres.
Administratorens juridiske plikter
- Tiltak for riktig vedlikehold og reparasjon av felleseiendommen
- Gjør og motta betalinger og tjenester
- Administrer mottatte midler
- Påstand om krav fra huseiernes forening
- lede en konto
- ytterligere fullmakter, for eksempel å innkalle, lede og skrive ned resolusjonene fra leilighetseiermøtet
- Gjennomføring av beslutningsprosessen
“En god administrasjon har ikke bare kommersiell, men også teknisk kunnskap. Og det er personlige kontakter, sier Gabriele Heinrich. “En fungerende administrasjon reagerer raskt på varsler om mangler og dokumentresultater. Hun overvåker tilstanden til bygningene, insisterer på renoveringstiltak, dannelse av reserver og overtar meklingen i konflikter mellom eierne. ”For administrasjoner er også en forsikringsansvarsforsikring uunnværlig. Jo større systemet er, desto høyere skal dekningen være. En trosforsikring beskytter mot forsettlig skade forårsaket av ansatte i administrasjonen.
Riktig og feil kontoadministrasjon
Den sentrale oppgaven til administratoren er å overvåke inntektene og utgiftene til huseiernes forening (WEG). Kontoen til eierne er fremdeles ofte såkalte tillitskontoer som kjører i eiendomsforvalterens navn. "I dag er imidlertid bare kontoer på fellesskapet av eiere akseptable," sier Heinrich. Fordel for begge parter: Rettighetene eies utvetydig av fellesskapet, administratoren tar bare på kontoadministrasjonen på vegne av eieren. Slike utenlandske pengekontoer gir mer sikkerhet i tilfelle administratoren går konkurs eller dør, og det er lettere for eierne å kontrollere dem.I tillegg bør samfunnet begrense administratorens råderett over kontoen og gjøre dette avhengig av samtykke fra en leilighetseier eller et rådgivende utvalg - for eksempel for reservekontoen eller fra visse beløp.
Godtgjørelsen til eiendomssjefen
Forvaltningsgebyret er fritt omsettelig. Det avhenger av den tekniske standarden og størrelsen på eiendommen. Tommelfingerregel: Jo flere enheter et system har, jo billigere er godtgjørelsen. Området er mellom 25 og 30 euro per måned per boenhet. Den profesjonelle kan bruke et spesielt godtgjørelse for tjenester som administratorens godkjenning ved salg av en leilighet. Det er ingen ekstra godtgjørelse for å administrere innsamlingen av vedtak, selv om dette er foreskrevet i forvaltningskontrakten.
Oppsigelse av administratoren
Ofte er administratoren beskyttet av en passasje i kontrakten: At han bare kan tilbakekalles av en viktig grunn, for eksempel hvis han vilkårlig tildeler ordrer for større reparasjoner. Det har vist seg nyttig å avtale en avtaleperiode på ett til to år i forveien. Tid nok til at begge parter sjekker forholdet sitt - uten å måtte vente sammen i unødvendig lang tid hvis samarbeidet ikke ordner seg.
Avlastning av eiendomssjefen
Mange leilighetseiere vet ikke om de skal avlaste eiendomssjefen på eiermøtet. "Med utslippet frafaller du retten til kompensasjon for alle kjente eller gjenkjennelige feil fra administratoren under utskrivelsen", advarer Heinrich. Derfor bør dette alltid vurderes nøye.
Bytt eiendomsforvalter
Hvert par år stemmer WEG på administratoren. Men hvis det fremgår av valget at den sittende administratoren ikke lenger vil få flertall, begynner søket etter nye kandidater. Hvis du tar på deg denne oppgaven i din WEG, må du innhente tre tilbud og informere sameierne i god tid. Tillat minst tre måneder i forveien. Mindre WEG starter bedre tidligere. Du trenger ofte flere forsøk på å finne nok søkere. Den gamle administratoren, hvis han fortsatt er på kontoret, må innkalle og holde eiermøtet. Så han hjelper til med å bestemme sin egen etterfølger.
Hva du bør vurdere når du bytter
Ideelt sett utløper kontrakten parallelt med bestillingen. Hvis ikke, må eierne overholde de avtalte oppsigelsestidene - og sørge for at den nye lederen alltid kombinerer ordre og kontraktperiode. Ellers kan det skje at WEG avskjediger administratoren fra kontoret, men kontrakten fortsetter og et krav om godtgjørelse vedvarer.
Eksempel: Administratoren er utnevnt på ubestemt tid. Da er maksimal varighet fem år. Eiermøtet kan imidlertid når som helst fjerne det med simpelt flertall - forutsatt at ingenting annet er avtalt (for eksempel bare av en viktig grunn). Kontrakten avsluttes når løpetiden har vært begrenset til mandatperioden. I mangel av en slik klausul, fortsetter den å gjelde. I tillegg kan ikke alle kontrakter avsluttes enkelt, for eksempel fordi den inneholder en minimumsperiode. Imidlertid, hvis det er en viktig årsak til oppsigelsen, som insolvensbehandling eller manglende gjennomføring av vedtak, kan WEG uansett heve kontrakten uten varsel.
